ADMINISTRASI
DAN SUPERVISI PENDIDIKAN
Drs.
Wijono
ADMINISTRASI KEUANGAN
Keuangan merupakan masalah yang
sangat penting bagi terselenggaranya kegiatan di sekolah. Di dalam pengertian
umum keuangan yang errat hubungannya
dengan pembiayaan kegiatannya meliputi tiga hal, yaitu : penyusunan anggaran
(budgeting), pembukuan (accounting), dan pemeriksaan (auditing).
1. Penyusunan anggaran
Di
sekolah harus ada kegiatan penyusunan anggaran yang hasilnya menjadi suatu
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS). RAPBS ini harus dibuat
untuk diterapkan dalam suatu periode tertentu. Umumnya satu tahun ajaran
mempunyai satu RAPBS, sehingga akan ada RAPBS tahun ajaran 1988, RAPBS tahun
ajaran 1989, dan seterusnya.
Dalam
RAPBS tersebut uang masuk dalam satu tahun dan dari mana asalnya harus
ditentukan. Uang keluar untuk apa saja dan berapa besar yang dikeluarkan.
Pengeluaran untuk belanja sekolah dapat berupa :
a. Gaji
dan honorarium guru dan pegawai sekolah
b. Perlengkapan
dan pemeliharaan bangunan sekolah
c. Alat-alat
pelajaran dan pemeliharaannya
d. Perlengkapan
administrasi sekolah
e. Kegiatan-kegiatan
pengajaran
f. Transportasi
g. Kesejahteraan
h. Kegiatan
pengabdian pada masyarakat
i. Pengembangan
profesi guru
j. Kegiatan
olahraga
k. Tes
hasil belajar
l. Evaluasi
tahap akhir (Ebta)
m. Lain-lain.
Untuk
masing-masing perencanaan anggaran pengeluaran perlu diberi cadangan biaya agar
dalam pelaksanaannya tidak mengalami kekurangan perhitungan. Adapun uang masuk
diperkirakan dari Pemeritah, dari SPP, dari yayasan (bagi sekolah swasta), dan
sumber lain yang dibenarkan oleh peraturan yang belaku.
2. Pembukuan
Pengurusan
pembukuan meliputi dua hal, yaitu pertama pengurusan yang menyangkut kewenangan
menentukan kebijakan menerima dan mengeluarkan uang. Pengurusan kedua,
menyangkut urusan tindak lanjut dari urusan yang pertama, yaitu menerima,
menyimpan, dan mengeluarkan uang. Urusan kedua ini sering disebut pengurusan
bendahara.
Sesuai
denga yang disebutkan dalam ICW (Indische Comptabilitiest Wet, yang kemudian
diubah menjadi Indonesische Comptabilitiets Wet, Peraturan Akkuntansi,
Peraturan tentang Perbendaharaan yang berlaku di Indonesia) pasal 77,
Bendaharawan adalah orang atau badan yang oleh negara diserahi tugas menerima,
menyimpan, dan membayar atau mengeluarkan uang atau surat berharga dan barang-barang
yang termasuk di dalam pasal 55, ICW, sehingga dengan jabatannya itu ia atau
mereka mempunyai kewajiban mempertanggungjawabkan apa yang menjadi urusannya
kepada Badan pemeriksa Keuangan (BPK).
3. Pemeriksaan
Yang
dimaksud dengan pemeriksaan (auditing) adalah semua kegiatan yang menyangkut
pertanggungjawaban penerimaa, penyimpanan, dan pembayaran atau penterahan uang
yan dilakukan oleh bendaharawan kepada pihak-pihak yang berwenang. Bagi
unit-unit yang berada dalam depertemen, mempertanggungjawabkan keuangan ini
kepada BPK melalui departemennya masing-masing.
Pemeriksaan
sangat penting dan bermanfaat sekurang-kurangnya untuk empat pihak, yaitu
pertama bagi bendaharawan dapat mengetahui denganjelas batas wewenang dan
kewajibannya serta ada kontrol bagi dirinya; kedua, bagi lembaga yang
bersangkutan dapat memungkinkan adanya sistem kepemimpinan terbuka dan tidak
menimbulkan rasa criga-mencurigai serta ada arah yang jelas dalam menggunakan
uang yang diterima; ketiga, bagi atasannya dapat mengetahui bagian anggaran
yang telah dilaksanakan dan tingkat keterlaksanaan serta hambatan-hambatan yang
berguna untuk penyusunan anggaran tahun ajaran berikutnya; keempat, bagi Badan
Pemeriksa Keuangan ada patokan yang jelas
dalam melakukan pengawasan terhadap uang milik negara dan ada dasar yang tegas
untuk mengambil tindakan apabila terjadi penyelewengan.
(1989:159-161)
ADMINISTRASI
PENDIDIKAN
Dasar
Teoritis Untuk Praktek Profesional
Prof.
Dr. Oteng Sutisna M.Sc.Ed
Perhatian
utama administrator sekolah hendaknya senantiasa dipusatkan pada peranannya
yang sentral dalam memelihara, memperlancar, dan meningkatkan pengembangan
program, mutu dan relevansi pengajaran, dan kesempatan pendidikan. Tapi sekarag
pertumbuhan cepat sekolah-sekolah sedang meminta perhatian terhadap peranan
adminstrator dalam mengelola sejumlah besar uang yang berpautan dengan operasi
sekolah. Di sekolah-sekolah yang todak memilki seorang tenaga keuangan, kepala
sekolah memilkul tanggung jawab tentang penanganan banyak kewajiban yang bersifat
bisnis secara efisien. Termasuk dalam kewajiban ini tanggung jawab tentang
pembuatan anggaran belanja, pembukuan keuanngan, pengelolaan keuangan
ekstrakurikuler, pengelolaan perlengkapan dan perbekalan, dan pemeliharaan
perpustakaan. Kebutuhan akan seorang petugas khusus yang bertanggung jawab
tentang urusan keuangan sekolah diakui, terutama di sekolah-sekolah yang besar.
Walaupun
para administrator sekolah sependapat bahwa fungsi keuangan hendaknya sekunder
terhadap maksud utama untuk memajukan kurikulum dan pengajaran, belakangan ini
telah menjadi semakin penting. Pengetahuan dan teknik-teknik yang diperlukan
untuk menjadi seorang manajer keuangan sekolah yang efektif telah berkembang
jauh. Seorang administrator sekolah tidak dapat menghindari tanggung jawabnya
di bidang ini, karena pekerjaan dan reputasinya bergantung pada ketelitian
dalam menajemen keuangan itu. Administrator sekolah bisa mengerjakan banyak
dari tanggung jawab ini, tapi efektifitas dari penyerahan dan ketrampilannya
dalam menangani masalah-masalah yang tidak dapat tidak akan muncul. Bab ini
mencoba untuk menerangkan aspek-aspek pokok dari manajemen keuangan sekolah
itu.
Pembuatan Anggaran Belanja
Administrasi
sekolah yang baik meminta anggaran belanja yang direncanakan dengan teliti dan
penggunaannya yang efektif. Pada dasarnya anggaran belanja adalah suatu
pernyataan sumber-sumber keuangan yan terurai yang perlu untuk melaksanakan
berbagai program sekolah selama perode satu tahun fiskal. Proses pembuatann
anggaran pendidikan melibat penentuan pengeluaran maupun pendapat yang
bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.
Pengeluaran
Penentuan
pengeluaran biaya pendidikan melibat pertimbangan tentang tiap kategori
anggaran belanja yang berikut :
1)
Pengawasan
umum.
Dalam kategori ini termasuk sumber-sumber keuangan yang ditetapkan bagi
pelaksanaan tugas-tugas administratif dan managerial. Gaji para administrator,
para pembantu administratif, serta biaya perlengkapan kantor dan perbekalan,
semuanya tercakup dalam kategori pengawasan umum.
2)
Pengajaran.
Kategori ini meliputi gaji guru dan pengeluaran bagi buku-buku pelajaran,
alat-alat, dan perlengkapan yang diperlukan dalam pengajaran. Biasanya kategori
ini merupakan 70-75 persen dari keseluruhan anggaran belanja.
3)
Pelayanan
bantuan. Pengeluaran yang bertalian dengan
pelayanan-pelayanan kesehatan, bimbingan, dan perpustakaan termasuk dalam
kategori ini.
4)
Pemeliharaan
gedung. Penggantian dan perbaikan perlengkapan,
pemelharaan gedung dan halaman sekolah adalah contoh-contoh bagian dari kategori
ini.
5)
Operasi.
Biaya telpon, air, listrik, sewa gedung dan tanah, dan gaji personil
pemeliharaan gedung termasuk dalam kategori ini.
6)
Pengeluaran
tetap pengeluaran modal, jasa hutang, dan perkiraan pendapatan.
Kategori-kategori
anggaran belanja ini merupakan bagian-bagian penting dari anggaran belanja dari
suatu unit administratif sistem sekolah ditingkat mikro (misalnya anggaran
belanja pendidikan dasar di suatu wilayah sekolah. Para kepala sekolah tidak
mempunyai tanggung jawab tentang pengelolaan anggaran belanja ini. Tanggung
jawab sekolah hanya mengenai dana-dana untuk pengeluaran kecil : untuk menutup
biaya telpon, air, listrik, dan pembelian serta pemeliharaan kecil yang perlu
bagi operasi sekolahnya. Ia mengadministrasi dana-dana ini dan membukukannya
secara periodik.
Pendapatan
Sumber-sumber
pendapatan juga harus dipertimbangkan dalam proses pembuatan anggaran belanja
itu. Pendapatan sekolah pemerintah biasanya diperoleh dari sumber-sumber
keuangan pemerintah sendiri, apakah itu dari pemerintah pusat, pemerintah
daerah, atau dari keduanya, dan dari orang tua murid (SPP dan
sumbangan-sumbangan lain). Pendapatan sekolah-sekolah swasta diperoleh dari
sumber-sumber sendiri, dari orang tua murid, dan bisa pula dari pemerintah
dalam bentuk bantuan kepada sekolah swasta.
Managemen
keuangan yang efektif di sekolah-sekolah meminta pengetahuan tentang
sumber-sumber pendapatan yang tersedai bagi sekolah-sekolah dan tentang
metoda-metoda penggunaan dana-dana ini bagi keuntungan yang sebesar-besarnya.
Karena usul-usul buat pengembangan atau penyesuaian program, tak dapat tidak,
menimbulkan pertanyaan tentang biaya, administrator sekolah membutuhkan
kecakapan dalam memajukan usul-usul untuk pengeluaran uang, dalam
menterjemahkan usul-usul itu dalam kata-kata keuangan, dan dalam menunjukkan
sumber-sumber pendapatan yang tersedia. Pembuatan yang kompeten meliputi
pengelolaan secara efisien dana-dana yang dieroleh dari pendapatan intern
seperti dana-dana yang berasal dari SPP, dari BP3, dan dari kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler.
Keterlibatan Kepala Sekolah dalam
Persiapan Anggaran Belanja
Nampaknya
ada kecenderungan di wilayah-wilayah sekolah ke arah keterliatan kepala sekolah
yang lebih besar dalam penyusunan anggaran belanja sekolah. Terutama ini benar
di wilayah-wilayah dimana sekolah-sekolah dipakai sebagai unit dasar dalam
mempersiapkan anggaran belanja seluruh daerah. Dalam keadaan serupa ini, kepala
sekolah terlibatsepenuhnya dalam semua aspek dari persiapan anggaran belanja
sekolah. Partisipasi aktif dalam penyusunan anggaran belanja sekolah menuntut
pengetahuan dan kemampuan perencanaan di pihak para kepala sekolah. Anggaran
belanja itu hendaknya dilihat sebagai salah satu instrumen dengan mana sekolah
bisa mencapai tujuan-tujuannya.
Anggaran
belanja ialah suatu ungkapan kebijaksanaan. Ia meneteapkan komitmen dan
dukungan kepada tujuan yang hendak dicapai dalam kata-kata rupiah. Formulasi
tujuan-tujuan pendidikan yang jelas dan hal yang menyusun program-program yang
berarti adalah syarat-syarat bagi partisipasi yang efektif dalam penyusunan
anggaran belanja. Proses penyusunan anggaran belanja itu pada hakikatnya
melibat penterjemahan kegiatan-kegiatan termasuk program pemeliharaan, program
perbaikan, administrasi, pengajaran, operasi, dan pelayanan ke dalam istilah-istilah
keuangan yang menetapkan komitmen kepada pengejaran tujuan-tujuan pendidikan
dan maksud-maksud pemeliharaan organisasi dua-duanya.
Partisipasi
yang efektif dalam pembuatan anggaran belanja sekolah meminta tidak saja
ketajaman wawasan bisnis tapi juga suatu konsepsi yang jelas tentang
tujuan-tujuan instruksional serta program-program pendidikan yang perlu bagi
pencapaiannya. Sifat tujuan program dan faktor seperti jumlah murid menjadi
pertimbangan pokok dalam bergerak dari konsepsi program kepada pertimbangan
anggaran belanja.
Jadi,
efektivitas pembuatan anggaran belanja meminta pengembangan kemampuan
administratif mengenai sejumlah dimensi perbuatan adminstratif :
1)
Penetapan
tujuan dalam hubungan dengan maksud-maksud pendidikan di sekolah-sekolah.
Perumusan tujuan adalah suatu keharusan bagi persiapan anggaran belanja yang
efektif.
2)
Terjemahan
tujuan ke dalam program pendidikan. Konseptulisasi dan
formulasi program-program yang ditujukan kepada implementasi tujuan-tujuan
instusional merupakan dimensi yang berarti dari perbuatan adminstratif dan
membawa implikasi penting bagi kebutuhan akan anggaran belanja.
3)
Penentuan
sumber daya manusia dan materiil yang perlu bagi implementasi program-program
pendidikan yang diinginkan. Termasuk didalamnya
ialah konsep-konsep yang jelas tentang kebutuhan mengenai : (a) jumlah staf dan
kemampuan-kemampuan; (b) gedung dan fasilitas fisik lainnya; (c) perlengkapan
dan perbekalan; (d) pelayanan bantuan, operasi, dan pemeliharaan; dan (e)
pelayanan administratif.
4)
Pembuatan
perkiraan anggaran belanja dengan teliti. Kemampuan untuk
menterjemahkan program-program pendidikan ke dalam ekuivalensi keuangan adalah
penting dalam penyusunan anggaran belanja.
Kegiatan
membua anggaran belanja bukan pekerjaan rutin ataupun mekanis. Ini melibat
pertimbangan tentang maksud-maksud dasar dari pendidikan dan program-program.
Dilihat dalam perspektif ini pembuatan anggaran belanja membuka jalan bagi
pengembangan dan penjelasan konsep-konsep tentang tujuan-tujuan pendidikan yang
diinginkan, dan bagi merancang cara-cara bagi pencapaiannya.
Analisa Harga
Analisa
harga (cost analyses) dan penelitian
terhadap berbagai aspek dari pengeluaran sekolah bisa dipaki buat keuntungan
dalam pembuatan putusan yang baik dalam perkara-perkara anggaran belanja.
Perbandingan
harga dengan sekolah-sekolah yang serupa di daerah lain juga bisa berguna sejauh
perbandingan ini tidak dipaki semata-mata sebagai alat untuk melindungi keadaan
yang ada. Pengalaman menunjukkan bahwa biaya yang bertalian dengan pengajaran
pada umumnya berkisar antara 70-75 persen dari seluruh anggaran belanja,
sedangkan kategori-kategori anggaran belanja lainnya berkisar antara 1-10
persen. Penyimpangan ekstrim dari norma-norma ini biasanya menunjukkan : (a)
hadirnya kondisi pendidikan yang luar biasa, atau (b) alokasi anggaran biaya
yang tidak memadai disebabkan terbatasnya anggaran belanja pendidikan secara
keseluruhan dari pemerintah.
Karena
sekolah-sekolah negeri diharapkan akan menyelaraskan diri dengan anggaran
belanja tahunan, analisa harga dalam pembuatan anggaran belanja adalah maha
penting. Penambahan anggaran belanja bagi sekolah-sekolah negeri bisa diharapkan
jika keadaan ekonomi bertambah baik atau jika sektor pendidikan memperoleh
alokasi yang lebih besar dari Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar